Telefonische Vereinbarung eines Vorstellungsgesprächs – Version 1

Betrachten wir zunächst mal ein Beispiel dafür, wie man es nicht macht. Im folgenden Telefonat wird ein Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Obwohl der Bewerber im eigentlichen Sinne nichts falsch macht, lässt der erste Eindruck zu wünschen übrig ... er weiß es eben nicht besser.

	(Das Telefon klingelt.)
	Hallo?	Der Bewerber meldet sich nicht mit Namen – der Anrufer kann den Angerufenen nicht direkt identifizieren.
	Herr Müller?	Die Anruferin kennt den Namen bereits aus den Bewerbungsunterlagen und stellt sicher, dass sie mit der richtigen Person verbunden ist.
	Ja …	Ein vollständiger Satz wäre höflicher.
	Christina Grzywa, von der Musterhaus GmbH in Musterstadt, guten Tag! Sie hatten sich bei uns für die Position als Verkaufsberater beworben?!	Vorstellung mit vollständigem Namen und Firma. Die Frage deutet den Gesprächsinhalt an und prüft die Richtigkeit der Information. Der Bewerber hat etwas Zeit den Anruf einzuordnen.
	Ähh … ja …	Der Bewerber zögert und erweckt den Eindruck, dass er sich nicht an die Bewerbung erinnert.
	Herr Müller, wir finden Ihre Bewerbung sehr ansprechend und möchten Sie deshalb in einem Vorstellungsgespräch gerne näher kennen lernen.	Namentliche Ansprache und positive Wortwahl, Anliegen kurz und knapp formuliert.
	Ja, klar, warum nicht?	Unglückliche Formulierung. Klingt eher danach, als ob sich das Interesse in Grenzen hält.
	Prima, dann lassen Sie uns doch einen gemeinsamen Termin für ein Gespräch finden. Kommt Ihnen einen Termin am Vormittag oder Nachmittag entgegen?	Positive Wortwahl. Konkretisierung des Anliegens. Kein diktierter Terminvorschlag, sondern Aufgreifen der Bedürfnisse des Bewerbers.
	Och, geht eigentlich beides.	Man sollte einem Personalreferenten nicht gerade auf den Bauch binden, dass die eigenen Zeitkapazitäten so großzügig sind, dass man keine Prioritäten setzen muss.
	Na gut, dann kann ich Ihnen Mittwoch, den 25.11. um 10:30 Uhr anbieten. Wäre das möglich?	Formulierung des Terminwunsches im Konjunktiv.
	Ja, ich … denk’ schon.	Das ist keine klare Zusage. Führt der Bewerber überhaupt einen Terminkalender?
	Ja, kann ich das so festhalten, Herr Müller? 25.11. 10:30 Uhr in unserer Geschäftsstelle in Musterstadt!?	Sicherung der Aufmerksamkeit durch namentliche Ansprache. Versuch das Verständnis zu sichern durch Wiederholung der Kerninformation.
	Jaja, geht klar.	Der Angerufene gibt keine Rückmeldung darüber, ob er die Information korrekt verstanden hat.
	Gut, dann sende ich Ihnen gleich noch eine Terminbestätigung per Email zu. Kann ich Ihnen sonst noch eine Frage beantworten, Herr Müller?	Dokumentation und Terminerinnerung für beide Parteien. Versuch, die reservierte Gesprächshaltung des Bewerbers durch eine Frage aufzulockern.
	Ähh … nee sonst fällt mir erstmal nix ein … ähh … ich würd sagen … wir sehen uns dann einfach.	Eigentlich gäbe es noch Sachen zu klären (z. B. Anmeldung, Parksituation, Gesprächsteilnehmer ...) – der Bewerber scheint schlecht vorbereitet und scheint eher aus dem Gespräch flüchten zu wollen.
	Gut, Herr Müller, dann danke ich Ihnen für Ihre Terminzusage. Wenn Ihnen noch Fragen entstehen, rufen Sie mich an. Die Durchwahl zu mir können Sie meiner Email entnehmen ... ich kann sie Ihnen auch durchsagen, wenn Sie möchten … ?	Danksagung zum Gesprächsende. Eröffnung weiterer Angebote, um Entgegenkommen zu signalisieren. (“Wir sind für Sie da! Sie bekommen sogar die Insider-Telefonnummer für den direkten Kontakt.”)
	Joar, nö, muss nich sein – das seh ich dann schon.	Bitteschön und Dankeschön gehören am Telefon zum guten Ton – auch wenn man ein Angebot ausschlägt. Wortwahl außerdem zu salopp.
	Wie Sie möchten. Dann freue ich mich auf das Gespräch nächste Woche und wünsche Ihnen einen angenehmen Tag. Auf Wiederhören, Herr Müller.	Ausdruck der Freude, Wünsche, Verabschiedung und nochmalige namentliche Ansprache zum Gesprächsende.
	Tschüss.	Kein Dank, keine Erwiderung der Wünsche oder der Freude. Verabschiedung zu freundschaftlich gehalten.

Insgesamt fällt auf, dass der Bewerber ausschließlich aus der Defensive agiert. Er steuert das Gespräch in keiner Weise – weder durch Fragen noch durch Einwürfe. Kerninformationen werden nicht wiederholt, die Aussagen sind einsilbig, die Sprache ist zu salopp gewählt für eine fremde Person und Höflichkeitsfloskeln des Gegenübers finden keine Erwiderung. Erster Eindruck: passiv, unhöflich, entscheidungsträge. Ein denkbar schlechter Einstieg.