Einladung zum Vorstellungsgespräch annehmen

In den meisten Fällen wird man sich telefonisch bei Ihnen melden, um eine Einladung zum Vorstellungsgespräch auszusprechen.

Das Telefon ist durch die direkte Rückmeldemöglichkeit ein viel effizienteres Kommunikationsmittel als eine Email. Emails müssen verfasst werden, es entstehen Wartezeiten zwischen Versand und Antwort und letztlich ist auch nicht sichergestellt, ob die Nachricht den Adressaten tatsächlich erreicht hat. Daher empfiehlt es sich, Terminsachen im unmittelbaren Gespräch miteinander zu klären – das gehört zum guten Ton der Geschäftskommunikation. Es macht wenig Sinn, sich mehrere Mails mit Terminvorschlägen und -absagen hin- und herzuschicken.

Bei der telefonischen Bestätigung des Termins sollten Sie einige Punkte berücksichtigen, um zielführend und professionell zu agieren:

• halten Sie Ihren Bewerbungsordner griffparat, mindestens jedoch Ihren Bewerbungskalender – so können Sie schneller einordnen, wer Sie anruft und welche Stellenanzeige damit verbunden ist
• halten Sie Ihren Terminkalender griffparat, um Terminvorschläge abgleichen und festhalten zu können
• bringen Sie in Erfahrung und halten Sie schriftlich fest
  • wann, wo und mit wem Sie das Gespräch führen werden
  • wo bzw. wie Sie sich vor Ort zum Gespräch anmelden
  • welchen Zeitrahmen die Vorstellung erfahrungsgemäß beansprucht
  • ob Sie etwas mitbringen sollen (z. B. ausgedruckte Bewerbungsunterlagen, Referenzmappe, Ausweispapiere …)
  • ob die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln gegeben ist / ob ausreichend Parkplätze zu Verfügung stehen
  • in welchem Umfang Ihnen die anfallenden Reisekosten erstattet werden und falls ja, wie die Abrechnung erfolgt
  • ob ein bestimmter Dresscode erwartet wird (Kleidung, Makeup, Körperschmuck …)
• vereinbaren Sie den Termin nicht zu kurzfristig, bedenken Sie, dass das Gespräch Vorbereitungszeit beansprucht (Gesprächsstrategie, Frisör, Kleidung, Erreichbarkeit testen …) – das heißt, stellen Sie sich nach Möglichkeit nicht gleich am nächsten Tag vor, sondern lieber eine Woche später
• bitten Sie darum, sich den Termin per Email bestätigen zu lassen, inkl. Zu- oder Absage einer Reisekostenübernahme (zur Erinnerung und zum Nachweis, z. B. gegenüber Behörden)
• beherzigen Sie die speziellen Regeln zur Kommunikation am Telefon um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen
• vermerken Sie Einladungen zum Vorstellungsgespräch im Bewerbungskalender, um später eine Erfolgsquote Ihrer Bewerbungen zu ermitteln

Beispiel zur telefonischen Vereinbarung eines Vorstellungsgesprächs

Wenn der Anruf ungelegen kommt...

… z. B. in Gegenwart Ihres bisherigen Arbeitgebers, dann bewahren Sie Diskretion und bitten Sie um Rückruf zu einem besseren Zeitpunkt.

Nur wenn die Kontaktaufnahme wiederholt scheitert, sollten Sie als Alternative eine Kontaktaufnahme per Mail vorschlagen.

Wenn Sie per Mail kontaktiert werden...

Natürlich kann es trotzdem vorkommen, dass der Erstkontakt über Email geschieht. Soweit nicht anders erbeten, passen Sie sich in diesem Fall dem Kommunikationsstil des Senders an. Womöglich hat der Sender gerade diesen Weg gewählt, weil ihm ein telefonischer Kontakt seinerseits ungelegen käme. Berücksichtigen Sie in jedem Fall die grundlegenden Regeln der Email-Knigge:

• Verfassen der Email als “Antwortmail” (im Betreff erscheint dann häufig der Vorsatz “RE:” oder “AW:” und der Email-Verlauf wird in die neue Nachricht integriert)
• förmliche Anrede,
• Danksagung,
• korrekte Rechtschreibung,
• Grußformel
• Signatur
• falls erbeten: Angaben zur Erreichbarkeit sowie konkrete Terminvorschläge und Alternativvorschläge zu üblichen Geschäftszeiten

Wenn Sie einen Ihrer Termine bestätigt bekommen, geben Sie dem Sender noch mal die Bestätigung, dass der genannte Termin tatsächlich von Ihnen wahrgenommen werden kann!