Einladung zum Vorstellungsgespräch annehmen
In den meisten Fällen wird man sich telefonisch bei Ihnen melden, um eine Einladung zum Vorstellungsgespräch auszusprechen.
Sie werden zum Videochat eingeladen? Hier erfahren Sie, wie Sie Vorstellungsgespräche mit Videomessengern führen: Vorstellungsgespräch per Videochat Praxistutorial Videochat – Skype richtig einrichten
Das Telefon ist durch die direkte Rückmeldemöglichkeit ein viel effizienteres Kommunikationsmittel als eine Email. Emails müssen verfasst werden, es entstehen Wartezeiten zwischen Versand und Antwort und letztlich ist auch nicht sichergestellt, ob die Nachricht den Adressaten tatsächlich erreicht hat. Daher empfiehlt es sich, Terminsachen im unmittelbaren Gespräch miteinander zu klären – das gehört zum guten Ton der Geschäftskommunikation. Es macht wenig Sinn, sich mehrere Mails mit Terminvorschlägen und -absagen hin- und herzuschicken.
Bei der telefonischen Bestätigung des Termins sollten Sie einige Punkte berücksichtigen, um zielführend und professionell zu agieren:
- halten Sie Ihren Bewerbungsordner griffparat, mindestens jedoch Ihren Bewerbungskalender – so können Sie schneller einordnen, wer Sie anruft und welche Stellenanzeige damit verbunden ist
- halten Sie Ihren Terminkalender griffparat, um Terminvorschläge abgleichen und festhalten zu können
- bringen Sie in Erfahrung und halten Sie schriftlich fest
- wann, wo und mit wem Sie das Gespräch führen werden
- wo bzw. wie Sie sich vor Ort zum Gespräch anmelden
- welchen Zeitrahmen die Vorstellung erfahrungsgemäß beansprucht
- ob Sie etwas mitbringen sollen (z. B. ausgedruckte Bewerbungsunterlagen, Referenzmappe, Ausweispapiere …)
- ob die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln gegeben ist / ob ausreichend Parkplätze zu Verfügung stehen
- in welchem Umfang Ihnen die anfallenden Reisekosten erstattet werden und falls ja, wie die Abrechnung erfolgt
- ob ein bestimmter Dresscode erwartet wird (Kleidung, Makeup, Körperschmuck …)
- vereinbaren Sie den Termin nicht zu kurzfristig, bedenken Sie, dass das Gespräch Vorbereitungszeit beansprucht (Gesprächsstrategie, Frisör, Kleidung, Erreichbarkeit testen …) – das heißt, stellen Sie sich nach Möglichkeit nicht gleich am nächsten Tag vor, sondern lieber eine Woche später
- bitten Sie darum, sich den Termin per Email bestätigen zu lassen, inkl. Zu- oder Absage einer Reisekostenübernahme (zur Erinnerung und zum Nachweis, z. B. gegenüber Behörden)
- beherzigen Sie die speziellen Regeln zur Kommunikation am Telefon um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen
- vermerken Sie Einladungen zum Vorstellungsgespräch im Bewerbungskalender, um später eine Erfolgsquote Ihrer Bewerbungen zu ermitteln
Beispiel zur telefonischen Vereinbarung eines Vorstellungsgesprächs
Wenn der Anruf ungelegen kommt...
… z. B. in Gegenwart Ihres bisherigen Arbeitgebers, dann bewahren Sie Diskretion und bitten Sie um Rückruf zu einem besseren Zeitpunkt.
“Guten Tag Frau Meier. Vielen Dank für Ihren Anruf. Im Augenblick ist es leider etwas ungünstig. Könnten Sie mich am Nachmittag gegen 14:00 Uhr noch mal anrufen?”
Indiskret handeln Sie dann, wenn Ihr Verhalten Rückschlüsse auf einen potentiellen Arbeitgeberwechsel zulässt. Damit könnten Sie sich bei Ihrem bisherigen Arbeitgeber in eine ungünstige Position manövrieren (“Der will doch eh wechseln, der kriegt bestimmt keine Weiterbildung mehr genehmigt.”) oder destruktive Reaktionen in der Mitarbeiterschaft auslösen (“Wenn der geht, geh ich auch.”). Tabu ist daher:
- der private Email-Verkehr via Mail-Account der Firma,
- der Ausdruck / das Scannen von Bewerbungsunterlagen mit dem Firmendrucker (wird möglicherweise protokolliert) oder
- die Kontaktaufnahme mit einem neuen Arbeitgeber in Gegenwart von Kollegen.
Nur wenn die Kontaktaufnahme wiederholt scheitert, sollten Sie als Alternative eine Kontaktaufnahme per Mail vorschlagen.
Wenn Sie per Mail kontaktiert werden...
Natürlich kann es trotzdem vorkommen, dass der Erstkontakt über Email geschieht. Soweit nicht anders erbeten, passen Sie sich in diesem Fall dem Kommunikationsstil des Senders an. Womöglich hat der Sender gerade diesen Weg gewählt, weil ihm ein telefonischer Kontakt seinerseits ungelegen käme. Berücksichtigen Sie in jedem Fall die grundlegenden Regeln der Email-Knigge:
- Verfassen der Email als “Antwortmail” (im Betreff erscheint dann häufig der Vorsatz “RE:” oder “AW:” und der Email-Verlauf wird in die neue Nachricht integriert)
- förmliche Anrede,
- Danksagung,
- korrekte Rechtschreibung,
- Grußformel
- Signatur
- falls erbeten: Angaben zur Erreichbarkeit sowie konkrete Terminvorschläge und Alternativvorschläge zu üblichen Geschäftszeiten
Sehr geehrter Herr Musterlich,
vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr damit verbundenes Interesse an einer Mitarbeit in unserem Haus. Wir haben Ihre vielversprechenden Bewerbungsunterlagen gesichtet und möchten Sie gerne näher kennenlernen. Bevor Sie den Weg zu uns auf sich nehmen, könnten wir vielleicht einige Fragen im Hinblick auf Ihr angestrebtes Tätigkeitsfeld vorab per Telefon klären. Bitte teilen Sie uns mit, wann Ihnen ein Rückruf gelegen käme.
Mit freundlichen Grüßen
Silvia Mustermann
0172/123456
s.mustermann@musterhost.de
Mustermann & Sohn GmbH
Friedhofstr. 9
12345 Musterstadt
Guten Tag Frau Mustermann,
vielen Dank für Ihre positive Antwort. Zu den üblichen Geschäftszeiten kann ich Ihnen
- Montag, den 12.10. zwischen 10:00 und 12:00 Uhr
- Donnerstag, den 13.10 zwischen 13:00 und 15:00 Uhr
anbieten (mobil). Ansonsten bin ich im Allgemeinen zwischen 17 und 18 Uhr auf dem Festnetztelefon gut zu erreichen. Kommt einer der genannten Zeiträume für Sie in Frage?
Mit freundlichen Grüßen
Max Musterlich
Mobil: 0152 234567
Festnetz: 01234 567890
Reibeisenstr. 4
23456 Musterdorf”
Wenn Sie einen Ihrer Termine bestätigt bekommen, geben Sie dem Sender noch mal die Bestätigung, dass der genannte Termin tatsächlich von Ihnen wahrgenommen werden kann!
Sehr geehrter Herr Musterlich,
dann rufen wir Sie am 13.10. gegen 13:00 Uhr auf Ihrem Mobiltelefon zurück. Das Gespräch führen Sie mit mir und dem Geschäftsführer unseres Hauses, Hr. Schlagmichtot. Es geht uns zunächst mal um Ihre Einsatzmöglichkeiten in unserem Geschäftsbetrieb. Ich denke, mehr als 15 Minuten wird das Telefonat nicht dauern.
Bis dahin verbleiben wir mit freundlichen Grüßen
Silvia Mustermann
0172/123456
s.mustermann@musterhost.de
Mustermann & Sohn GmbH
Friedhofstr. 9
12345 Musterstadt
Guten Tag Frau Mustermann,
prima, dann erwarte ich Ihren Anruf am 13.10. gegen 13:00 Uhr auf meinem Mobiltelefon.
Mit freundlichen Grüßen
Max Musterlich
Mobil: 0152 234567
Festnetz: 01234 567890
Reibeisenstr. 4
23456 Musterdorf”