Telefonische Vereinbarung eines Vorstellungsgesprächs – Version 2

Auch dieser Bewerber erhält auf telefonischem Wege eine Einladung zum Vorstellungsgespräch – er kann sich durch seine Art der Gesprächsführung viel besser verkaufen als der Kandidat zuvor.

	(Das Telefon klingelt.)
	Max Müller, guten Tag!	Durch die Meldung mit vollständigem Namen kann der Anrufer sicherstellen, dass er den richtigen Adressaten hat. Die Begrüßung mit dem Zusatz “guten Tag/ Morgen/ Abend” gehört bei unbekannten Nummern zur Etikette.
	Christina Grzywa, von der Musterhaus GmbH in Musterstadt, guten Tag Herr Müller! Sie hatten sich bei uns für die Position als Verkaufsberater beworben?!	Vorstellung mit vollständigem Namen und Firma. Die Frage deutet den Gesprächsinhalt an und prüft die Richtigkeit der Information. Der Bewerber hat etwas Zeit den Anruf einzuordnen.
	Ja, das stimmt – mein Interesse besteht auch noch!	Vollständiger Satz zu Bestätigung. Im Nachsatz wird das Bewerbungsinteresse bekräftigt (es könnte ja inzwischen erloschen sein – dann hätte sich die Angelegenheit erledigt).
	Freut mich, dann lassen Sie uns doch gemeinsam einen Termin finden!	Verbalisierung von Freude. Aktive Gesprächsgestaltung durch Anregung der Terminfindung.
	Augenblick, Frau … äh ... Getschiwa ist Ihr Name?	Verständnissicherung des Namens gleich zu Gesprächsbeginn. So kann der Name während des Gesprächs wiederaufgegriffen werden.
	Ja, fast, Gri-tschi-wa mit Gustav, Richard, Zeppelin, Ypsilon, Wilhelm, Anton – ich bin die Assistentin der Geschäftsführung.	Keine Barrikade wie “Nein” oder “Falsch” sondern positives wertendes “fast”. Wiederholung der einzelnen Silben und Buchstabierung mithilfe des Buchstabieralphabets. Zusatzinformation zur Position, um die naheliegende Frage vorwegzunehmen.
	Danke, Frau Grzywa, einen Moment, ich bleib dran, ich hol nur gerade meinen Kalender.	Dank für die Verständnishilfe. Namentliche Ansprache, um das Verständnis des Namens zu signalisieren. Verbalisierung einer Paralleltätigkeit mit dem Hinweis, dass die Erreichbarkeit weiter gegeben ist.
	Natürlich!… Könnten Sie mir inzwischen vielleicht sagen, ob Ihnen ein Termin am Vormittag oder am Nachmittag lieber wäre?	Positive Bestätigung. Der entstehende Leerlauf wird mit einer Frage gefüllt.
	Naja, kurzfristig würde ich nachmittags ab 16 Uhr bevorzugen. Aber wenn ich’s ein, zwei Wochen vorher weiß, kann ich auch Vormittagstermine einrichten … so jetzt hab ich auch meinen Kalender.	Konkrete Angaben, die in der Planung berücksichtigt werden können. Kompromissvorschlag zum Interessenabgleich. Rückmeldung der vollen Gesprächsbereitschaft nach einer Unterbrechung.
	Ok, wäre Ihnen Mittwoch, der 25.11. um 16:00 Uhr recht?	Der Vorschlag wird mit einer Höflichkeitsformel im Konjunktiv unterbreitet.
	Ja, dass können wir vereinbaren. Dann halt ich fest – “Mittwoch, den 25.11. 16:00 Uhr” … Wo genau findet das Gespräch statt?	Der Empfänger kommentiert seine eigene Mitschrift und stellt dadurch das Verständnis sicher. Steuerung des Gesprächs durch eine passende Anschlussfrage.
	In unserer Hauptgeschäftsstelle in der Schubertstr. 4 in Musterstadt. Ich schicke Ihnen im Anschluss an unser Telefonat eine Mail mit der Terminbestätigung und den relevanten Adress- und Kontatkinformationen.	Die Information wird zwar nicht wiederholt, aber durch die Ankündigung einer Bestätigungsmail wird dem Bedürfnis nach Verständnissicherung und Dokumentation vorsorglich entsprochen.
	Mit wem führe ich das Gespräch?	Eine professionelle Frage! Neben dem WANN und WO ist eine Information darüber, mit WEM man es zu tun bekommt, obligatorisch. Dies dient auch der eigenen Gesprächsvorbereitung (z. B. Recherche via XING oder LinkedIn).
	Das Gespräch führen Sie in erster Linie mit Herrn Matthias Schröder, ich selbst werde das Gespräch begleiten – wir sind also zu dritt. Hr. Schröder ist der stellvertretende Geschäftsführer unseres Hauses.	Die Angabe des vollständigen Namens ermöglicht dem Bewerber weiterführende Recherchen. Die naheliegende Frage, welche Position Hr. Schröder einnimmt, wird von der Anruferin vorwegnehmend beantwortet.
	Matthias mit Doppel-T?	Verständnisfrage zur korrekten Mitschrift.
	Ja, genau! Matthias mit zwei mal T wie Theodor, dahinter ein H wie Heinrich. Schröder mit Ö wie Ökonom.	Klärung der Schreibweise mithilfe des Buchstabieralphabets. Weitere potenzielle Fehlerquellen werden vorbeugend erwähnt.
	Matthias Schröder, in Ordnung. Soll ich noch mal eine Ausfertigung meiner Bewerbungsunterlagen ins Gespräch mitbringen?	Bestätigung des Verständnisses durch Wiederholung. Auch die Materialfrage gehört zur Gesprächsvorbereitung – ein Angebot wie das des Bewerbers ist zwar nicht notwendig aber immerhin höflich.
	Danke, das ist nicht unbedingt nötig. Wir werden beide ein ausgedrucktes Exemplar dabei haben – Sie hatten uns ja eine Datei geschickt.	Das Angebot wird dankend abgelehnt. Die Anruferin versichert dem Bewerber, dass die Gesprächspartei diesbezüglich ausreichend vorbereitet sein wird (denn das war ihm offenbar ein Anliegen).
	Gut. Wie lange wird das Gespräch dauern?	Positive Bestätigung. Diese Frage weist darauf hin, dass der Bewerber eine Tagesplanung pflegt.
	Erfahrungsgemäß dauern die Gespräche ungefähr 30 bis 60 Minuten. Es kommt aber immer auf das Gespräch an. Für alle Fälle würde ich lieber mit anderthalb Stunden rechnen, wenn das für Sie ok ist ...	Die Anruferin setzt dem Bewerber einen gepufferte Zeitrahmen, klopft aber gleichzeitig seine zeitlichen Kapazitäten ab. Sie signalisiert damit Kompromissbereitschaft.
	Ja absolut, nur dass ich die Rückfahrt planen kann – ist Ihre Geschäftsstelle mit dem öffentlichen Nahverkehr gut zu erreichen?	Positive Bestätigung. Bemerkung, dass die Zeitkapazitäten großzügig genug sind und die Frage nur im Zusammenhang mit der Fahrplanung gestellt wurde. Eine passende Anschlussfrage wird hinterhergeschoben.
	Ja, wir haben direkt eine Straßenbahn vor der Tür mit Anbindung zum Bahnhof. Die fährt so aller 20 Minuten. Die Fahrt dauert etwa 5 Minuten. Zu Fuß wäre es ungefähr eine Viertelstunde.	Der Bewerber hat zwar eine geschlossene Frage gestellt, die Anruferin erweitert aber das bloße “ja” mit allen notwendigen Informationen, die der Bewerber zur Zeitplanung braucht (offenbar will er ja eine pünktliche An/Abreise sicherstellen und sucht nach Anhaltspunkten).
	Gut ... das waren meine Fragen so weit. Falls mir noch welche entstehen sollten, kann ich Sie dann unter der Nummer erreichen, die ich auf dem Display sehe?	Ankündigung, dass alle inhaltlichen Fragen geklärt sind und das Gespräch zum Ende gebracht werden kann. Die Frage nach der Erreichbarkeit des Gesprächspartners wird abgekürzt unter dem Verweis auf die Displayanzeige.
	Ja genau, die 456789 ist meine Durchwahl – die bekommen Sie auch noch mal per Mail. Falls ich nicht am Platz sein sollte, schreiben Sie mir einfach eine Email oder hinterlassen Sie eine Nachricht in der Zentrale, dann ruf ich Sie zurück. Wollen wir so verbleiben, Herr Müller?	Die Anruferin wiederholt die Nummer (so bekommt der Bewerber die Information auch noch mal auf dem auditiven Kanal übermittelt). Sie bestätigt, dass es sich um Ihren persönlichen Anschluss handelt und und verweist auf die Anschlussmail. Unterschwellig gibt Sie damit zu verstehen, dass der Bewerber, nicht mitschreiben muss. Außerdem bietet Sie Kontaktalternativen im Falle der Abwesenheit an. Das Gespräch wird ihrerseits mit der “Verbleiben”-Floskel samt namentlicher Ansprache ausgeleitet.
	So verbleiben wir! Vielen Dank für die Einladung, Frau Grzywa – und für die Auskunft.	Bestätigung, dass das Gespräch beendet werden kann. Abschließender Dank mit namentlicher Ansprache.
	Gern geschehen!	Positive Erwiderung.
	Wir sehen uns dann am 25.11 um 10:30 Uhr in Musterstadt. Bis dahin gute Zeit.	Verweis auf den anstehenden Termin, Wiederholung der Kerninformation und Äußerung von Wünschen.
	Danke ebenfalls, auf Wiederhören, Herr Müller.	Erwiderung der Wünsche, Verabschiedung, namentliche Ansprache.
	Auf Wiederhören!	Erwiderung der Verabschiedung.

Dieser Bewerber hinterlässt durch sein Gesprächsverhalten einen positiven ersten Eindruck. Er beherzigt die grundlegenden Regeln der Etikette:

• er stellt sich vor
• er grüßt und verabschiedet sich
• er bedankt sich
• er lässt Wünsche zukommen
• er antwortet in ganzen Sätzen

Er ergreift die Gesprächsinitiative und zeigt durch seine Fragestellungen, dass er es gewohnt ist Termine zu vereinbaren. Er betreibt Verständnissicherung durch Wiederholungen und Nachfragen. Außerdem verbalisiert er Paralleltätigkeiten und Mitschriften. Er spricht sein Gegenüber namentlich an und verwendet positive Schlüsselformulierungen. Überdies signalisiert er Entgegenkommen bei der Terminvereinbarung.