Textdokumente DIN-gerecht gestalten

• laut DIN wird unterschieden zwischen Briefform A und B
• die Unterschiede liegen vor allem in der Positionierung des Anschriftenfeldes, der Falzmarken und der Bemaßung der Kopfzeile, die bei Form B etwas großzügiger ausfällt

Form A (PDF)

Form B (PDF)

Angepasste Form (PDF)

• wird gelegentlich in Geschäftsbriefen verwendet (enthält Angaben zum Aktenzeichen, Verfasser, Durchwahl...)
• kann in diesem Zusammenhang aber vernachlässigt werden, da alle notwendigen Kontaktangaben in der Kopfzeile oder im Infoblock gemacht werden können

Die Einhaltung von Positions- und Größenangaben (siehe auch "Briefbemaßung") des Anschriftenfeldes sind besonders wichtig, da sich die Anschrift sonst außerhalb des Brieffensters befinden könnte.

• das Anschriftenfeld ist 45 mm hoch und 85 mm breit
• beginnt auf der Vertikalachse 35 mm von der oberen Blattkante (angepasste Version für DIN-C4- und DIN-lang-Fensterumschläge)
• beginnt auf der Horizontalachse 20 mm von der linken Blattkante entfernt (steht also 4,1 mm über den linken Seitenrand über)
• alle Zeilen innerhalb des Anschriftenfeldes sind vom linken Rand um 5 mm eingezogen
• die ersten 5 mm von oben (Zeile 1) können für Absenderangaben reserviert werden (Schriftgröße 6)

Das Anschriftenfeld besteht aus insgesamt 9 Zeilen:

• die ersten drei Zeilen sind Zusätzen und Vermerken vorbehalten (Einschreiben, persönlich, Büchersendung etc.)
• die erste Zeile der Vermerkzone kann ersatzweise für die Absenderadresse (Schriftgröße 6 bis 8) verwendet werden, dann bleiben also nur noch zwei Zeilen für Vermerke übrig
• die eigentliche Adressierung beginnt erst in Zeile 4, d. h. wenn es keine Vermerke gibt, bleiben die Vermerkzeilen frei
• die Vermerkzeilen werden von unten nach oben aufgefüllt

Die Adressierung folgt dem Schema:

• Achtung: wer als Empfänger (Firma oder Person) zuerst genannt wird, darf den Brief öffnen (siehe un-/persönliche Adressierung)!
• die Anrede “Frau” oder “Herrn” kann auch in die nächste Zeile übernommen und dem Namen vorangestellt werden

Unpersönliche Adressierung

• die Firma wird zuerst genannt, dann folgt der Empfänger samt Adresse
• das heißt, der Brief darf von der angeschriebenen Firma geöffnet werden

Persönliche Adressierung

• bei der persönlichen Adressierung wird der Empfänger zuerst genannt, gefolgt von Firma und Adresse
• diese Schreibweise bedeutet eigentlich, das Schreiben darf vom Sekretariat der angeschriebenen Firma empfangen, aber nur ungeöffnet an den Adressaten weitergereicht werden – es gibt allerdings keine Garantie dafür, dass der Empfänger auch mit dieser Gepflogenheit vertraut ist
• der Zusatz “persönlich” oder “vertraulich” sollte daher in der Vermerkzone ergänzt werden, um für Klarheit zu sorgen

Briefform A und B können zur Angabe von Kontaktinformationen, Datum etc. einen Informationsblock enthalten, der sich auf der Höhe des Anschriftenfeldes befindet, 126 mm vom linken Blattrand entfernt. Der Infoblock ist eine Alternative zur Kopfzeile und enthält alle denkbaren Kontaktangaben.

• wenn Sie einen Infoblock verwenden, schreiben Sie das Datum in die letzte Zeile des Blocks, welche sich eine Zeile unter dem Anschriftenfeld befindet
• ohne Informationsblock positionieren Sie das Datum rechtsbündig in der ersten Zeile nach dem Anschriftenblock

• laut DIN zwei Leerzeilen nach dem Anschriftenblock beginnend
• in der angepassten Vorlage von netzbewerber.net sind es drei Leerzeilen, damit der Betreff unter die Falzkante rutscht
• ohne den Vorsatz “Betreff”
• Hervorhebung in Fett möglich
• maximal zwei Zeilen lang
• bei einer Bewerbung wird i. d. R. in der ersten Zeile Bezug auf die Stelle genommen, um die man sich bewirbt, in der zweiten Zeile auf das vorangegangene Telefonat oder eine Stellenanzeige

• zwei Leerzeilen nach dem Betreff beginnend
• “Sehr geehrte Damen und Herren” nur bei unbekannten Empfängern
• akademische Grade gehören in die Anrede (siehe "Korrekte Schreibweise" → akademische Grade)
• gefolgt von Komma und Leerzeile, ehe der eigentliche Brieftext beginnt

• eingeleitet von der Grußformel, welche eine Leerzeile vom Brieftext getrennt folgt
• für die Unterschrift stehen 4 Leerzeilen zur Verfügung
• sparen Sie sich die maschinenschriftliche Wiederholung Ihres Namens – der steht schließlich schon in der Kopfzeile oder im Infoblock
• danach folgt der Anlagenvermerk
• das Wort Anlage kann dabei fett formatiert werden, wird aber weder unterstrichen, noch mit Doppelpunkt versehen
• die einzelnen Anlagen können, aber müssen nicht aufgelistet werden (als Überblick dennoch empfehlenswert)
• wenn zu wenig Zeilen für einen ausführlichen Anlagenvermerk zur Verfügung stehen (also ohne extra auf eine neue Seite auszuweichen), so kann dieser auch auf der Höhe der Grußformel 126 mm vom linken Seitenrand entfernt platziert werden

Schreibweisen für Straßennamen und Hausnummern

• wird ein Name oder Substantiv mit dem Wort Straße, Weg oder Platz kombiniert, so werden die Worte zusammengeschrieben
• auf “er” endende Zusätze, die Ortsnamen enthalten, werden getrennt geschrieben
• Straßennamen, die aus mehreren Namen oder Substantiven bestehen werden mit Bindestrichen geschrieben

• Zusätze werden immer mit Leerzeichen von der Nummer getrennt
• Wohnungsnummern werden mit einem Doppelschrägstrich hinter der Hausnummer notiert

Postleitzahlen und Postfachnummern

• Postleitzahlen werden nicht gegliedert
• Postfachnummern werden von letzten Ziffer betrachtet zweistellig gegliedert

Telefonnummern

• Telefonnummern werden nicht gegliedert – zwischen Vorwahl und Rufnummer setzt man lediglich ein Leerzeichen
• die internationale Vorwahl für Deutschland wird mit einem Leerzeichen der eigentlichen Nummer vorangestellt und ersetzt dabei die Null
• eine Durchwahl wird mit einem einfachen Trennstrich abgetrennt

Datumsangaben

• numerische Variante 1: TT.MM.JJJJ (Tag.Monat.Jahr), bspw. 30.06.2011 (ohne Leerzeichen)
  • einstellige Tages und Monatsangaben können ohne vorangestellte “0” notiert werden, bspw. 1.6.2011
  • die gemischte Variante ist zu vermeiden, bspw. 1.06.2011
• numerische Variante 2 (internationale Schreibweise): JJJJ-MM-TT (Jahr-Monat-Tag), bspw. 2011-06-30

• alphanumerisch: 30. Juni 2011, bei einstelligen Tagesangaben wird keine “0” vorangesetzt (“1. April” statt “01. April”)

Abkürzungen

• die Abkürzung von Wörtern ist in der gängigen Schreibweise möglich
• stehen die Wörter am Satzbeginn, muss das ausgeschriebene Wort verwendet werden
• Abkürzungen die aus mehreren Wörtern bestehen, enthalten zwischen den Abkürzungen jeweils ein Leerzeichen

Aufzählungen

• Aufzählungen werden durch Leerzeilen vom übrigen Text abgesetzt, die einzelnen Aufzählungspunkte mit einem Komma voneinander getrennt
• die Aufzählung endet mit einem Punkt, sofern auch der Satz damit beendet wird

• wenn sich die Aufzählungspunkte über mehrere Zeilen erstrecken, können zur besseren Übersicht auch Leerzeilen zwischen die Aufzählungspunkte gesetzt werden

Akademische Grade in Anschrift und Anrede

• akademische Grade werden in abgekürzter Version ins Adressfeld übernommen
• Professoren und Doktortitel werden in jedem Fall angeführt, die Angabe eines Diplom-, Magister-, Bachelor- oder Mastergrads ist optional
• diplomierte Ingenieure werden mit Bindestrich abgekürzt
• Fachhochschulgrade müssen als solche gekennzeichnet werden ("FH")
• Bachelor- und Mastergrade stehen in Klammern hinter dem Namen ("B. A" oder "M. A.")

• Professoren- und Doktortitel werden auch in die persönliche Anrede übernommen
• aber: Doktorgrade entfallen in der Anrede eines Professors
• Zusätze, die den Doktortitel spezifizieren (“med.” oder “phil.”) werden hier weggelassen
• das Wort “Professor” wird ausgeschrieben
• Frauen können mit “Frau Professor” oder “Frau Professorin” angeschrieben werden

Geldbeträge, Doppelpunkt, Gedankenstrich, geschütztes Leerzeichen

• Geldbeträge werden dreistellig mit Punkt gegliedert

• zwischen Bindestrich und Gedankenstrich gibt es auch einen typografischen Unterschied: ein einfaches Minus (“-”) wird ohne Leerzeichen als Bindestrich verwendet, der Gedankenstrich (“–”) wird mit Leerzeichen eingefügt – und zwar mit der Tastenkombination STRG + “-” (Ziffernblock) in Word oder mit der Eingabe LEERTASTE + “--” + LEERTASTE in Open Office Writer

• der Gedankenstrich wird auch als “Bis-Strich” verwendet (mit vor- und nachgestelltem Leerzeichen)

• Telefonnummern oder abgekürzten Wortgruppen wie “z. B.” werden mit einem geschützten Leerzeichen versehen, wenn ein “Auseinanderreißen” aufgrund eines Zeilenumbruchs verhindert werden soll
• in Word und Writer nutzen Sie dazu die Tastenkombination STRG + SHIFT + LEERTASTE
• §-, %-, &-Zeichen und Auslassungspunkte werden stets mit vor- und nachgestelltem Leerzeichen in eine Wortgruppe integriert