Professionell am Telefon
Der Bewerbungsprozess bietet unterschiedliche Gelegenheiten für eine telefonische Kontaktaufnahme:
- Sie haben Fragen zur Stellenanzeige
- Sie möchte Erkundigungen zum Stand einer laufenden Bewerbung einholen
- Sie möchten bei Firmen initiativ nach offenen Stellen fragen
- Sie werden zum Vorstellungsgespräch eingeladen
- Sie möchten Feedback zum Vorstellungsgespräch einholen
Mancher ein Bewerber mag den direkten Kontakt scheuen, da er nur bedingt planbar ist und ein gewisses Maß an Unsicherheit erzeugt. Dabei bieten Telefongespräche einen geeigneten Anlass, die eigenen kommunikativen Kompetenzen zu trainieren und unter Beweis zu stellen. Als Bewerber eröffnet sich Ihnen die Chance,
- Ankerpunkte im Gedächtnis des Gesprächspartners zu setzen
- einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen und
- sich gegenüber Mitbewerbern abzuheben.
Das Telefonieren folgt anderen Regeln als das Kommunizieren von Angesicht zu Angesicht. Wer diese Regeln anzuwenden weiß, kann sich vorteilhaft präsentieren. Wer in gewohnten Kommunikationsmustern verhaftet bleibt, begeht womöglich den ein oder anderen Fauxpas.
Alternativ zum Telefonat erfreuen sich auch Videochats zunehmnender Beliebtheit bei Personalern. Siehe hierzu auch folgende Artikel: Vorstellungsgespräch per Videochat und Praxistutorial Videochat – Skype richtig einrichten
Besonderheiten beim Telefonieren
Die Regeln zum Telefonieren ergeben sich aus den Besonderheiten der Kommunikationssituation:
- Durch Funklöcher, Umgebungsgeräsche, Lautverwechslung und schmalbandige Frequenzübertragung entstehen Verständnisprobleme. Daher haben sich zur Verständnissicherung hilfreiche Methoden etabliert, z. B. das Buchstabieralphabet.
- Oft werden Sie als Anrufer die Tätigkeit des Angerufenen unterbrechen. Damit das Telefonat effizient abläuft und Sie die Geduld Ihres Gegenübers nicht überstrapazieren, sollten Sie Ihre Mitteilung durch eine entsprechende Vorbereitungsphase prägnant und griffig konzipiert haben.
- Anders als bei einer E-Mail ist die Nachweisbarkeit des gesprochenen Wortes nicht unmittelbar gegeben. In einer Nachbereitungsphase sollten Sie daher wichtige Vereinbarungen schriftlich festhalten.
- Da sich beide Gesprächspartner nicht sehen, fehlen nonverbale Rückmeldungen wie Nicken, Stirnrunzeln oder Lächeln – allesamt Signale, die einem Kommunikationsteilnehmer helfen das Gegenüber einzuschätzen. Das kann so weit gehen, dass dass schon ein Schweigen als Desinteresse fehlinterpretiert wird. Daher entsteht die Notwendigkeit, den Ausfall des visuellen Kanals mit Ersatzsignalen zu kompensieren, z. B. dem ausgiebigen Gebrauch von Bestätigungslauten als Signal für Aufmerksamkeit, das sonst im 4-Augen-Gespräch via Blickkontakt vermittelt wird.
- Diese Ersatzsignale dienen nicht nur dem Verständnis auf der Inhaltsebene (“Ich habe dich verstanden!”), sondern leisten auch einen wichtigen Beitrag bei der Beziehungsarbeit (“Ich kümmer mich um dich / ich bin für dich da / ich nehme dich ernst!”).
Verbale und nonverbale Signale werden – oft ganz unterschwellig – als milde “Streicheleinheiten” oder “Ohrfeigen” verstanden. In Summe konstruiert der Empfänger daraus die Einschätzung, ob jemand sympathisch ist oder nicht. Dieses Phänomen kann man gut anhand des “Eisbergmodells” veranschaulichen.
Über Wasser befinden sich die oberflächlich wahrnehmbaren Signale, unter Wasser befindet sich der größere und wichtigere Teil: der Bedeutungsgehalt. Was ein Signal wirklich bedeutet, kann der Empfänger aber nur interpretieren – die Gefahr von Fehlinterpretationen ist dadurch immer gegeben. Die Beziehungsebene ist für solche Fehlinterpretationen besonders anfällig, da nonverbale Signale allein nicht eindeutig entschlüsselbar sind und zwei Gesprächspartner selten direkt zur Sprache bringen, wie sie zueinander stehen.
