Checkliste zur Zeugnisprüfung

Einforderung

Sind im Arbeits-/ Tarifvertrag Anspruchsfristen definiert (zur Einforderung eines Zeugnisses oder einer Zeugniskorrektur)?
Qualifiziertes Zeugnis beim Arbeitgeber eingefordert (ab Kenntnis der Beendigung des Arbeitsverhältnisses)?

Form

Auf Geschäftspapier, im A4-Format gedruckt?
Ist der Umfang des Zeugnisses der Art Ihrer Tätigkeit und Dauer der Betriebszugehörigkeit angemessen? (umfangreiche und langjährige Tätigkeiten sollten nicht auf einer halben Seite abgehandelt werden)
Überschrift vorhanden („Zeugnis“, „Arbeitszeugnis“, „Dienstzeugnis“, „Praktikumszeugnis“)?
Leeres Anschriftenfeld? – es könnte sonst der Eindruck entstehen, das Zeugnis wäre Ihnen nach einer Korrektur nachträglich zugesandt worden.
Frei von Ausrufe-, Frage- und Anführungszeichen?
Mit Ort, Datum und Briefkopf versehen?
Endet das Arbeitsverhältnis zum Monatsende oder zur Monatsmitte (sonst möglicherweise Hinweis auf fristlose Kündigung)?
Ist das Ausstellungsdatum das Datum des letzten Arbeitstages (ein späteres Datum weist auf Korrekturen hin)?
Zeugnisgliederung berücksichtigt (Personenangaben, Tätigkeiten, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, Schlussformeln)?
Unterzeichnet vom Arbeitgeber oder einer Ihnen ranghöheren Person in Vertretung?
Wenn stellvertretend unterzeichnet wird: ist die Vertretungsvollmacht ausgewiesen („i. V.“, „ppa.“)?
Maschinenschriftlich unterschrieben?
Nennung der beruflichen Stellung des Unterzeichners?
Frei von „Ausrutschern“ neben der Unterschrift (Zeichen, offenbar nicht zur Unterschrift gehören)?
Frei von Rechtschreibfehlern?
Frei von Flecken, Eselsohren oder Rissen?
Ordentlich formatiert (gleicher Zeilenabstand, einheitliche Schriftfamilie…)?

Einleitung

Vor- und Zuname, ggf. Titel und Berufs- bzw. Tätigkeitsbezeichnung?
Ggf. Nennung des akademischen Grades?
Dauer des Arbeitsverhältnisses?
Verzicht auf Passivformulierung („wurde beschäftigt“, „wurde eingesetzt“)?

Werdegang und Tätigkeitsbeschreibung

Wird ggf. Ihr berufliches Fortkommen im Unternehmen dargestellt?
Tätigkeiten vollständig beschrieben?
Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit geordnet?
Werden unwesentliche Tätigkeiten ausgespart, allenfalls am Rande erwähnt?
Aktiver Stil („war tätig“, „erledigte“) statt passiver Stil („ist damit betraut worden…“)?
Tätigkeitsbeschreibung frei von Bewertungen (eine Bewertung erfolgt nur in der Leistungsbeurteilung eines qualifizierten Zeugnisses)?

Leistungsbeurteilung

Sind alle für die Tätigkeiten wesentlichen Merkmale aufgeführt (z. B. Verhandlungsgeschick bei Verhandlungstätigkeiten, Kreativität beim Entwurf von Grafiken…)?
Liegt der Schwerpunkt der Beurteilung nicht auf nebensächlichen/ selbstverständlichen Merkmalen (Fleiß, Pünktlichkeit, Ehrlichkeit, Ordentlichkeit…)?
Würdigung individueller Merkmale, nicht eine bloße Beschränkung auf Floskeln?
Werden Fachkenntnisse beurteilt (hinsichtlich Wissenstiefe, Aktualität, Anwendung/ Nutzen)?
Hinweis auf Kompetenzen/ Zertifikate, die durch Weiterbildung erworben wurden?
Aktive Formulierung bei Erwähnung von Weiterbildungen („eignete sich an“ statt „wurde ausgebildet“)?
Hinweis auf den Bildungserfolg/ Umsetzung der Kenntnisse?
Beurteilung der Arbeitsbereitschaft (z. B. Engagement, Initiative, Fleiß, Mehrarbeit)?
Beurteilung von Selbstkompetenzen (Ausdauer, Belastbarkeit, Flexibilität, Auffassungsgabe, Urteilsvermögen, Konzentration, Organisationsvermögen, Kreativität)?
Beurteilung der Arbeitsweise (z. B. Selbständigkeit, Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit, Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit)?
Hinweis auf Effizienz/ Zielorientierung bei sorgfältiger/ gewissenhafter Arbeitsweise (andernfalls ist dies ein Hinweis auf ergebnislose „Erbsenzählerei“)?
Beurteilung des Arbeitserfolges (Qualität, Umsatz, Zielerreichung, Produktivität…)?
Nennung konkreter Arbeitserfolge?
Wohlwollend formulierte Beurteilungen statt Diffamierungen bzw. Schlechtreden?
Frei von Doppeldeutigkeiten?
Frei von Behauptungen, Verdächtigungen und Verallgemeinerungen von Einzelfällen?
Ggf. Beurteilung der Führungsleistung (bei Führungskräften)?
Verzicht auf negativ behaftete Formulierungen wie „Wir haben ihn kennengelernt als…“, „Er zeigte sich als…“, „durchaus“, „weitgehend“, „im Wesentlichen“, „korrekt“, „bemühte sich“, „ohne Tadel“, …?
Zusammenfassende Leistungsbeurteilung enthalten?
Deckt sich die zusammenfassende Leistungsbeurteilung mit der übrigen Beurteilung Ihrer Leistungen (Widerspruchsfreiheit)?
Ist sich der Arbeitgeber im Klaren darüber, dass er „nur“ eine gute Beurteilung liefert, wenn er bescheinigt, „stets zur vollen Zufriedenheit“ gearbeitet zu haben?

Verhaltensbeurteilung

Sind alle internen und externen Personengruppen benannt (Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner)?
Wird die gängige Reihenfolge eingehalten ("Vorgesetzte, Kollegen, Kunden")?
Werden, insbesondere bei guter oder sehr guter Beurteilung, individuelle Verhaltensmerkmale hervorgehoben (auch an anderer Stelle des Zeugnisses) bspw. Beliebtheit, Auftreten, Loyalität, Diskretion?

Schlussformulierung

Wird ggf. darauf hingewiesen, dass das Arbeitsverhältnis auf eigenen Wunsch beendet wurde?
Wird darauf hingewiesen, wenn aus betriebsbedingten Gründen gekündigt wurde?
Wird im Falle einer fristlosen Kündigung auf eine ausdrückliche Erwähnung dieser Tatsache im Wortlaut verzichtet?
Bedauern des Ausscheidens (kein Anspruch)?
Danksagung (Auslassung nur bei triftigem Grund)?
Erfolgswünsche (Auslassung nur bei triftigem Grund)?
Werden bei einer guten oder sehr guten Beurteilung mindestens Dank und Erfolgswünsche ausgesprochen (Stimmigkeit des Zeugnisses)?
Verzicht auf Gesundheits- und Glückwünsche?