Die Einarbeitungsphase – erste Schritte im neuen Job

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird von Firma zu Firma ganz unterschiedlich gehandhabt. Möglicherweise bekommen Sie eine Schonfrist von ein paar Tagen oder Wochen, um sich vorab zu organisieren. Möglicherweise werden Sie einfach ins kalte Wasser geworfen und durchlaufen ein “Training-on-the-Job”. Im Idealfall dürfen Sie an Einführungsveranstaltungen teilnehmen und werden von einem Mentor mit Ihrem Aufgabenfeld und den Gepflogenheiten des Unternehmens vertraut gemacht. Für den Fall, dass Sie auf sich allein gestellt sind, hilft Ihnen die nachstehende Checkliste, sich am Arbeitsplatz einzurichten.

Darüber hinaus ist es ratsam, je nach Komplexität der Aufgabe, Mitschriften über die eigenen Arbeitsschritte zu führen. Das ist umso wichtiger, je länger sich die Intervalle bis zur Wiederholung einer Tätigkeit hinziehen. Wenn Sie ein Projekt durchlaufen, das ein Jahr später erneut stattfindet, dann müssen Sie mit einer Prozesshilfe das Rad nicht komplett neu erfinden. Mitunter genügt es To-Do-Listen zu archivieren, möglicherweise können Sie aber auch auf existente Ablaufbeschreibungen zurückgreifen.

Um sich zu professionalisieren, ist es natürlich legitim, auf die Erfahrungswerte alteingesessener Mitarbeiter zurückgreifen. Neulinge sollten sich nicht davor scheuen, Fragen zu stellen und Feedback einzuholen – von Kollegen, Vorgängern, Mentoren, Vorgesetzten. Die informelle Kommunikation auf dem Flur oder im Pausenraum kann dazu genauso geeignet sein wie ein terminiertes Meeting.

Zum anderen ist eine gute Portion Eigeninitiative gefragt. Die Konsumentenhaltung (“Und wer zeigt mir jetzt, wie das geht?”) ist dort gerechtfertigt, wo die eigene körperliche Unversehrtheit oder die anderer auf dem Spiel steht. In allen anderen Fällen sollten Sie versuchen, die Dinge in die Hand zu nehmen (“Hands-on-Mentalität”) – Ihr Arbeitgeber bezahlt Sie schließlich nicht dafür, Sie zu qualifizieren, sondern für Ihre Expertise und gegebenenfalls für Ihre Selbstlernfähigkeit.

Arbeitsplatz einrichten

• Büro/ Schreibtisch vorhanden?
• Türschild vorhanden?
• Mein Name erscheint in der Telefonliste/ im Mitarbeiterverzeichnis?
• IT- und Kommunikationswerkzeuge eingerichtet und getestet?
  • Computer
  • Email-Postfach und Signatur
  • Drucker/ Kopier-ID
  • Intranet/ Internet
  • Dienstprogramme
  • Telefon/ Anrufbeantworter
  • Diensthandy/ Mailbox
  • USB-Stick
• Telefonliste griffbereit?
• Visitenkarten bestellt?
• Notwendige Schreibutensilien und Büromaterialien vorhanden? Zum Beispiel:
  • Schreibtischunterlage
  • Notizblock
  • Kugelschreiber
  • Textmarker
  • Druckerpapier
  • Druckerpatronen
  • Briefpapier
  • Briefumschläge
  • Briefablage
  • Aktenvernichter
  • Ordner
  • Trennregister
  • Heftfolien
  • Haftnotizen
  • Tacker und Klammern
  • Entklammerer
  • Locher
  • Büroklammern
  • Bleistift
  • Anspitzer
  • Lineal
  • Radiergummi
  • Klebeband
  • Klebestift
  • Pinwand
  • Pinnadeln
  • Flipchart
  • Flipchartpapier
  • Edding
  • Moderationskarten
  • Whiteboard
  • Whiteboard-Marker

Infrastruktur

• Schlüssel/ Ausweis erhalten?
• Wie gestalten sich die Öffnungs- bzw. Schließzeiten? Wer ist für das Abschließen verantwortlich?
• Ist Schlüsselverlust versichert oder benötige ich eine private Versicherung?
• Ich kenne alle wichtigen Gebäude, Räumlichkeiten und Plätze? Zum Beispiel:
  • Sitz der versch. Fachabteilungen
  • Sekretariat
  • Parkhaus/-plätze
  • Besprechungsräume
  • Lager
  • Werkstatt
  • Archiv
  • Küche/ Kantine
  • Pausenraum
  • WC
  • Umkleide
  • Raucherplätze
  • Entsorgungscontainer
• Abrechnungsmodalitäten Essen/ Getränke?
• Wie ist die Fuhrparknutzung geregelt?
  • Wo muss ich den Führerschein vorlegen?
  • Wie kann ich Anspruch auf ein Dienstfahrzeug anmelden?
  • Wo darf ich tanken? Wie lautet die PIN der Tankkarte?
  • Wie müssen Dienstfahrten dokumentiert werden (Fahrtenbuch)?
  • Wo melde ich mich, wenn ich in einen Unfall verwickelt bin?
  • Wem melde ich Wartungs- oder Reparaturbedarfe?
• Wer ist für die Haustechnik verantwortlich (Heizung, Beleuchtung, Mobiliar …)?

Kommunikationswesen

• Welche Wissensressourcen stehen mir zur Verfügung (Prozessanleitungen, Formulare, Vorlagen, Bücher...)?
• Welche Besprechungen finden regelmäßig statt und wie werden diese dokumentiert (Protokollführung)?
• Wie funktioniert die Dateiablage im Netzwerk (Ordnerstruktur, Konventionen zur Dateibezeichnung)?
• Wo und wie werden Team-Termine vermerkt (Wandkalender, Outlook, Excel… )
• Welche Anträge werden wo eingereicht? Zum Beispiel:
  • Urlaubsantrag
  • Beschaffungsantrag
  • Weiterbildungsantrag
  • Antrag auf Freizeitausgleich
  • Fahrt-/Reisekostenantrag
• Wo kann ich Raum-/ Fahrzeug-/ Einsatzpläne einsehen?
• Wo befindet sich die Postablage/ der Postausgang?
• Wie erhalte ich die Gehaltsabrechnung?
• Wo werden allgemeine Mitarbeiterinformationen bekannt gemacht (Schwarzes Brett / Aushang / Mitarbeiterzeitschriften/ Newsletter)?
• Wo und wie vermerke ich meine Abwesenheit (Abwesenheitsnotiz, Anrufbeantworter, Weiterleitung)?
• Wen informiere ich wann im Krankheitsfall? Ab welchem Zeitraum muss ein Krankenschein erbracht werden? Bis wann muss dieser vorliegen?
• Gibt es Vorgaben zum Corporate Design (Logo, Schriftfamilie, Farben …)?
• Wie ist die Privatnutzung von Internet und Telefon geregelt?
• Gibt es einen Betriebsrat/ eine Mitarbeitervertretung? Wer sind die Ansprechpartner? Wo gibt es Infos?

Arbeits-, Gesundheits- und Datenschutz

• Unterweisung zur Arbeitssicherheit / zum Gesundheitsschutz erhalten? Zum Beispiel über:
• die Bedienung von Werkzeugen / Maschinen
• die Benutzung der PSA
• Pflichten des Arbeitnehmers
• Hygienevorschriften
• die Ladungssicherung
• die Arbeit an Bildschirm- und Büroarbeitsplätzen
• Bedeutung der Alarmsignale klar?
• Fluchtwege bekannt?
• Standort der Feuerlöscher?
• Standort der Erste-Hilfe-Kästen?
• Wo ist der Sammelplatz?
• Wem gegenüber kann ich Sicherheitsmängel mitteilen, die mir aufgefallen sind (Beauftragter für Arbeitssicherheit, Führungskraft)?
• Bei Umgang mit personenbezogenen Daten: Ich habe eine Datenschutzbelehrung erhalten und eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis unterzeichnet?
• Gegebenenfalls: Persönliche Schutzausrüstung (PSA) erhalten?
• als Minderjähriger: Ich habe mich vor Antritt der Beschäftigung einer ärztlichen Erstuntersuchung unterzogen und die Bescheinigung dem Arbeitgeber vorgelegt?

Arbeitszeitregelung

• Wie sind die Arbeits- und Pausenzeiten geregelt?
• Wie erfolgt die Arbeitszeiterfassung?
• Wie erfolgt die Abrechnung/ der Ausgleich von Überstunden?
• Sind auch Minderzeiten möglich?
• Bis wann und mit wem muss die Urlaubsplanung erfolgen?
• Kann Urlaub/ können Überstunden mit ins nächste Jahr genommen werden?
• Ist eine Vertretungsregelung einzuhalten für Zeiten meiner Abwesenheit oder die eines Kollegen?

Individuelle Position und Leistung

• Wie ist das Unternehmen aufgebaut? Wo befinde ich mich in der Hierarchie des Unternehmens?
• Wofür bin ich zuständig bzw. nicht zuständig?
• Wo existieren Schnittstellen zu anderen Teams oder Abteilungen?
• Wer ist mir gegenüber weisungsbefugt? Wem gegenüber bin ich weisungsbefugt?
• Wen muss ich wann über welche Arbeitsergebnisse unterrichten?
• Gibt es Zielvereinbarungen/ Kennzahlen?
• Welche Anreize (“Incentives”) werden zur Zielerreichung gesetzt?
• Werden Mitarbeitergespräche anberaumt?

Sonstiges

• Ich habe mich dem Kollegium vorgestellt?
• Gelten spezielle Dienstvorschriften/ Betriebsordnungen (z. B. Bekleidungskonventionen)?
• Wie lautet das Leitbild des Unternehmens? Gibt es einen Verhaltenskodex oder Unternehmensprinzipien?
• Welche Weiterbildungsressourcen stehen zur Verfügung? Wie kann ich Weiterbildungen in Anspruch nehmen?