Reisekostenerstattung für Bewerber

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Viele Bewerber wissen gar nicht, dass die Aufwendungen zur Wahrnehmung eines Vorstellungstermins prinzipiell erstattungsfähig sind. Diese auch als “Auslagen” bezeichneten Aufwendungen umfassen:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten

Für eine Erstattung muss grundsätzlich der Auftraggeber aufkommen, also das Unternehmen, bei welchem bzw. für welches sich ein Bewerber vorstellt (vgl. § 670 BGB) – unabhängig davon, ob der Bewerber schlussendlich genommen wird oder nicht.

Um ein Unternehmen für die Erstattung der Reisekosten in die Pflicht zu nehmen, müssen zwei wichtige Bedingungen erfüllt sein:

• Der Bewerber hat eine ausdrückliche Aufforderung (am besten schriftlich) durch den Arbeitgeber erhalten – Initiativvorstellungen bleiben also ausgenommen.
• Das Unternehmen hat eine Erstattung im Vorfeld nicht ausdrücklich ausgeschlossen. Dies kann zum Beispiel mit der Einladung formuliert worden sein:

Ein solcher Ausschluss ist rechtmäßig – wenn auch nicht unbedingt üblich (für die Anwerbung neuer Mitarbeiter ist es jedenfalls nicht gerade zuträglich, wenn schon das Einladungsschreiben andeutet, dass im Unternehmen knapp kalkuliert wird). Der Ausschluss muss formuliert worden sein, bevor der Bewerber die Reise antritt. Eine Ablehnung der Reisekostenerstattung erst während des Vorstellungsgesprächs ist also unwirksam!

Rechtmäßig ist auch die Formulierung von bestimmten Beschränkungen, z. B. dass nur die einfache Strecke für eine Fahrkostenabrechnung berücksichtigt wird, dass die Fahrtkosten maximal in Höhe eines Bahntickets der zweiten Klasse erstattungsfähig sind, dass nur Fahrt-, aber keine Übernachtungs- oder Verpflegungskosten übernommen werden.

Bewerber sollten davon ausgehen, nur die Aufwendungen erstattet zu bekommen, die “den Umständen nach erforderlich” sind – wie es das Gesetz formuliert. Es könnte also schwierig werden, die Übernachtung in einem 4-Sterne-Hotel geltend zu machen, wenn Sie sich als Postbote im 10 km entfernten Kleinkummertsdorf beworben haben.

Als angemessene Aufwendungen anzusehen sind z. B.:

• die Kosten für Hin- und Rückfahrt mit dem eigenen Fahrzeug, unter Berücksichtung einer derzeit anerkannten Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer
• die Kosten für herkömmliche Bahntickets 2. Klasse (Hin- und Rückfahrt)
• die Kosten für Beförderung mit dem ÖPNV
• Parkgebühren für die Dauer des Vorstellungsgesprächs

Die Erstattung von Übernachtungs- und Verpflegungskosten stellt eher die Ausnahme dar und kommt nur in Betracht, wenn eine An- und Abreise am gleichen Tag unzumutbar wäre, z. B. durch lange Fahrzeiten oder ungünstige Zugverbindungen. Taxifahrten kommen für eine Erstattung nur dann in Frage, wenn damit ein unverhältnismäßig hoher Kosten- bzw. Zeitaufwand umgangen werden kann.

Am besten klären Bewerber schon bei der Einladung, in welchem Umfang Reisekosten erstattet werden und wie sich die Abrechnungsmodalitäten gestalten (Rechnungsstellung, Formular, Vorlage der Belege, Abrechnung vor Ort oder nachträglich?).

Wird eine Reisekostenerstattung von vornherein ausgeschlossen, so können sich Steuerzahler damit begnügen, Ihre Aufwendungen als Werbungskosten in der Steuererklärung anzuführen. Wer arbeitssuchend und Leistungsbezieher nach dem SGB II oder III ist, dem bleibt die Option der Reisekostenerstattung durch die Arbeitsagentur / das Jobcenter.

Reisekosten in Rechnung stellen

Wenn Sie Ihre Reisekosten nachträglich in Rechnung stellen, tun Sie dies am besten erst, nachdem Sie eine Ab- oder Zusage erhalten haben. Und zwar in Form eines Anschreibens, das die folgenden Punkte enthält:

• Danksagung für die Einladung und das Gespräch
• Benennung der Gesprächspartner
• exakte Auflistung aller Kostenpositionen und Gesamtbetrag
• Bankverbindung
• Belege in der Anlage (Kopien der Fahrkarten, Quittungen)

Das kann dann z. B. so aussehen: